Phát triển nhóm theo mô hình Tuckman

Năm 1965, Tuckman đã khám phá ra rằng bất cứ một tổ chức hay một đội thường trải qua các giai đoạn phát triển: Hình thành (Forming), Sóng gió (Storming), Ổn định – Hình thành chuẩn mực (Norming), Hoạt động thành công (Performing). 

1. Hình thành – Forming
Đây là giai đoạn định hình cho sự phát triển của đội, được đánh dấu bởi thời điểm một số người nhất định tập hợp lại thành một đội vì một mục tiêu, mục đích nào đó. Ở giai đoạn này, các thành viên của đội giới thiệu và làm quen với nhau. Người ta trao đổi với nhau về nhiệm vụ và mục tiêu của đội dự định sẽ lập lên (sẽ làm ra sản phẩm gì, cần học hỏi, tìm kiếm thông tin gì, v.v.) và tìm đến những sự đồng thuận. Ở những hợp quyết tự phát (thí dụ các đội sinh hoạt tự do) thì điều cần thiết để có thể hoạt động là những quan điểm và mục tiêu cá nhân phải tương đồng tối đa và tất nhiên là có một sự gần gũi không gian thích hợp.
Giai đoạn hình thành bao gồm các tình cảm và hành vi sau:
- Hưng phấn, hy vọng và lạc quan.
- Tự hào khi được chọn lựa để thực hiện dự án
- Gắn kết với đội một cách dè dặt.
- Hoài nghi và lo âu về công việc
- Định hình nhiệm vụ và cách thức hoàn thành nhiệm vụ đó.
- Xác định những hành vi thích hợp trong đội.
- Quyết định những thông tin nào cần thu thập.
2. Sóng gió – Storming
Quá trình chuyển tiếp từ “Với tư cách là” (As-Is) sang “Hãy là” (To-Be) được gọi là giai đoạn sóng gió (Storming phase). Đây là giai đoạn mà bất kỳ đội mới hình thành nào cũng phải trải qua: đối mặt với những xung đột trong nội bộ đội. Tất cả các thành viên đều có những ý tưởng riêng về tiến trình phát triển cũng như cách thức làm việc của tập thể, mà những quan điểm cá nhân thường hơi quá khích. Giai đoạn “Sóng gió” có lẽ là thời kỳ khó khăn và phức tạp nhất của tập thể. Các tập thể thường nhận ra rằng những nhiệm vụ phía trước thực sự khó khăn và khác xa những gì họ hình dung trước đó. Sốt ruột do không thấy sự tiến triển nào, các thành viên sẽ tranh luận về việc tập thể cần có những hành động gì cho phù hợp. Họ cố gắng dựa vào những kinh nghiệm cá nhân cũng như chuyên môn, và cự tuyệt hợp tác với hầu hết các thành viên khác trong tập thể.
Giai đoạn sóng gió bao gồm các tình cảm và hành vi sau:
- Từ chối các nhiệm vụ đặt ra.
- Phản đối các biện pháp tiếp cận nhiệm vụ do các thành viên khác đề xuất.
- Thay đổi rõ nét trong quan điểm về cơ hội thành công của đội.
- Tranh luận giữa các thành viên, thậm chí cả khi họ đã đồng ý và thống nhất về một số vấn đề nào đó.
- Có chiều hướng phòng vệ, cạnh tranh và lựa chọn bè phái.
- Nghi ngờ sự sáng suốt và hiểu biết của những người có quyền lựa chọn kế hoạch và bổ nhiệm các thành viên của đội.
- Đặt ra những mục tiêu không thực tế.
- Thiếu đoàn kết, ghen tỵ và không khi căng thẳng ngày một gia tăng.
Những sức ép này sẽ khiến các thành viên trong đội không còn sức lực để tập trung vào việc thực hiện các mục tiêu đặt ra. Tuy nhiên, các thành viên cũng đã bắt đầu hiểu nhau hơn.
Các đội muốn hoạt động thành công phải dám đối diện với các xung đột này: thừa nhận sự có mặt của nó và quản lý, giải quyết nó để chuyển sang giai đoạn mới.
3. Ổn định, hình thành chuẩn mực (Norming)
Giai đoạn ổn định bắt đầu khi tập thể có được sự đồng thuận trong quá trình chuyển tiếp sang “Hãy là” (To-Be). Hóa giải được những xung đột không thể tránh khỏi khi tham gia một đội, các thành viên sẽ bước vào một giai đoạn hình thành chuẩn mực trên cơ sở tin tưởng và gia tăng sự hợp tác, gắn bó giữa các thành viên.
Chính việc bùng nổ xung đột và hóa giải các xung đột trong giai đoạn sóng gió của một đội đã tạo tiền đề cho từng cá nhân tự bộc lộ mình và thấu hiểu người khác. Họ nhận ra giá trị của mô hình làm việc hợp tác và cảm nhận được môi trường an toàn trong đội làm việc. Các cuộc đối thoại, tranh luận sẽ cởi mở và hướng đến công việc nhiều hơn, tiến tới sự tự ý thức của từng cá nhân về vai trò của mình trong đội (thay vì được lãnh đạo chỉ định). Qua đó, các thành viên trong đội củng cố mối quan hệ với nhau đồng thời hệ thống thiết lập được những nguyên tắc và chuẩn mực chung trong cách thức tổ chức đội, phương pháp và quy trình làm việc.
Lúc này, mọi người đều mong muốn chia sẻ những vấn đề trọng tâm mà họ mới phát hiện ra. Sự hăng hái và nhiệt tình luôn ở mức độ cao, và đội bị cuốn hút vào việc làm sao để vượt ra khỏi những giới hạn ban đầu của tiến trình phát triển. Trong giai đoạn này, các thành viên của đội sẽ biết điều chỉnh hài hoà tính tranh đua, lòng trung thành và tinh thần trách nhiệm. Họ chấp nhận tập thể, các quy tắc căn bản chung, chấp nhận vai trò, chức vụ của mình trong đội, đồng thời chấp nhận tính cách cá nhân của các thành viên khác. Những mâu thuẫn dựa trên cảm tính giảm bớt do mối quan hệ cạnh tranh trước kia đã chuyển thành mối quan hệ cộng tác.
Giai đoạn ổn định, hình thành chuẩn mực bao gồm các tình cảm và hành vi sau:
- Có khả năng đưa ra những phê bình mang tính xây dựng.
- Chấp nhận tư cách thành viên trong đội.
- Cố gắng đạt được sự hoà hợp trong đội bằng việc tránh những xung đột.
- Thân thiện, tin tưởng lẫn nhau, chia sẻ những chuyện riêng tư.
- Có cảm giác gắn kết, hoà mình, đồng thời có mục tiêu chung với đội.
- Hình thành và duy trì những quy tắc cơ bản cũng như những ranh giới của đội.
Khi các thành viên trong tập thể xoá bỏ sự khác biệt lẫn nhau, họ sẽ dành nhiều thời gian và công sức hơn để hoàn thành các mục tiêu chung.
4. Hoạt động thành công (Performing)
Giai đoạn này là thời kỳ kiểm nghiệm hiệu quả làm việc của đội. Nó kế thừa thành quả đồng thời giải quyết những tồn đọng còn sót lại của các giai đoạn trước. Không phải đội nào cũng đạt tới giai đoạn phát triển này. Để thành công, cả đội phải cùng nhau học cách quản lý và làm việc ăn ý ngay từ khi đội mới thành lập. Đội sẽ ổn định thành một hệ thống có tổ chức, hoạt động hiệu quả trên cơ sở trao đổi ý kiến một cách tự do và thẳng thắn. Các thành viên làm việc nhiệt tình, chủ động và tích cực vì thành công chung của cả đội. Cũng chính ở đây tinh thần đồng đội mới được bộc lộ rõ nét và sâu sắc nhất. Các thành viên phối hợp với nhau nhịp nhàng, họ biết mình phải làm gì, mình được người khác kỳ vọng ra sao, cụ thể, chính xác và thống nhất cao độ. Cái tôi cá nhân dường như không còn, trong mỗi thành viên là một linh hồn khác, linh hồn đồng đội, họ là những mảnh ghép hoàn hảo và hài hòa cho một bức kiệt tác.
Giai đoạn hoạt động thành công bao gồm những tình cảm và hành vi sau:
- Các thành viên nắm vững về các tiến trình phát triển của cá nhân, đội.
- Các thành viên hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của nhau.
- Tự thay đổi có tính xây dựng
- Khả năng đương đầu hay giải quyết vấn đề của đội.
- Có sự gắn bó chặt chẽ với đội.
Giờ đây, đội thực sự đã trở thành một liên minh gắn bó và hiệu quả. Bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để trò chuyện với mọi người khi đội của bạn đạt đến giai đoạn này bởi vì lúc đó bạn bắt đầu có khả năng hoàn thành rất nhiều công việc một cách dễ dàng.
Tuy nhiên không dừng ở đó, tất cả luôn phát triển và thay đổi vì vậy sau một thời gian hoạt động thành công, đội sẽ xuất hiện những mâu thuẫn mới, sóng gió mới. Lúc này nếu đội nhìn ra sóng gió và chấp nhận nó và giải quyết nó để hình thành chuẩn mực mới thì đội sẽ tiếp tục hoạt động thành công nhưng ở một bước mới, tầm mới cao hơn. Tuy nhiên nếu đội không dám nhìn nhận thẳng vào sự thật, không dám thay đổi mà vẫn duy trì những chuẩn mực cũ, thói quen cũ thì sẽ dẫn tới thất bại.